Die jährliche Nebenkostenabrechnung in Mietverhältnissen führt in vielen Fällen zu Streit zwischen Mieter und Vermieter.
Dieser Beitrag stellt im Überblick wichtige Hinweise für Mieter und Vermieter zusammen, wie sich bei der Erstellung und dem Widerspruch der Nebenkostenabrechnung zu verhalten ist.
In 99,9 % der abgeschlossenen Mietverträge haben Mieter und Vermieter im Einklang mit § 556 I 1 BGB vereinbart, dass der Mieter die Betriebskosten der Wohnung bzw. des Gebäudes zu tragen hat. Zu diesem Zweck leistet der Mieter neben der Nettokaltmiete Vorauszahlungen auf die Nebenkosten, die bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung angerechnet werden.
Betriebs- und Nebenkosten (Umlagefähige Positionen und Verteilungsschlüssel)
Dabei sei klargestellt, dass die Begriffe Betriebskosten und Nebenkosten synonym verwendet werden und inhaltlich dasselbe meinen; das Gesetz legt den Begriff Betriebskosten zu Grunde, umgangssprachlich ist jedoch der Begriff Nebenkosten.
§ 556 BGB und § 1 BetrKV (Betriebskostenverordnung) regeln, was Betriebskosten sind und § 2 BetrKV regelt im Einzelnen die umlagefähigen Betriebskosten.
Darüber hinaus können Mieter und Vermieter im Mietvertrag besondere Regelungen treffen, die der gesetzlichen Regelung vorgehen, sofern die Vereinbarung im Mietvertrag wirksam ist.
Bezüglich der Heiz- und Warmwasserkosten greift die Heizkostenverordnung, die detailliert vorsieht, wie über die Heiz- und Warmwasserkosten abzurechnen ist, weswegen es ergänzend zur Nebenkostenabrechnung eine Heizkostenabrechnung gibt, die meist auch durch externe Anbieter erstellt wird.
Nach § 556a I 1 BGB sind die Nebenkosten grds. nach dem Verhältnis der Wohnfläche umzulegen, sofern es sich nicht um verbrauchsabhängige Nebenkosten handelt, denn diese werden nach dem tatsächlichen Verbrauch umgelegt. Die Heizkostenverordnung unterteilt zwischen Grund- und Verbrauchskosten und rechnet so die Heiz- und Warmwasserkosten ab.
Die richtige Umlage nach dem richtigen Verteilungsschlüssel ist stets vom konkreten Einzelfall und den Vereinbarungen im Mietvertrag abhängig, weswegen Sie die korrekte Umlage durch einen Rechtsanwalt überprüfen lassen sollten.
Abrechnungsfrist des Vermieters
§ 556 III 1 BGB regelt, dass der Vermieter jährlich über die vom Mieter geleisteten Vorauszahlung abzurechnen hat, d.h. ein Abrechnungszeitraum darf maximal ein Jahr lang sein. In der Regel wird als Abrechnungszeitraum der 01.01. bis 31.12. gewählt. Bei einer unterjährigen Vermietung wird dann anteilig umgelegt, d.h. wenn ein Mieter zum 01.08. einzieht, so erhält in der Regel für den Zeitraum 01.08. bis 31.12. eine Abrechnung und ab dem Folgejahr für den Zeitraum 01.01. bis 31.12. eine Abrechnung.
Der Vermieter hat für die Erstellung der Neben- und Heizkostenabrechnung nach § 556 III 2 BGB ein Jahr ab Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, sog. Abrechnungsfrist. Bestimmt der Vermieter als Abrechnungszeitraum den 01.01.23 bis 31.12.23, so hat er bis zum 31.12.2024 die Neben- und Heizkostenabrechnung zu erstellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Mietverhältnis unterjährig beginnt oder endet, die Abrechnungsfrist des Vermieters beginnt mit Ende des Abrechnungszeitraums.
Maßgeblich für den Vermieter zur Einhaltung der Frist nach § 556 III 2 BGB ist der Zugang der Abrechnung beim Mieter. Zugang meint, dass die Abrechnung so in den Machtbereich des Mieters gelangt, dass mit einer tatsächlichen Kenntnisnahme zu rechnen ist. Vermietern und Hausverwaltungen ist hier zu empfehlen, Abrechnungen nicht am 31.12. zuzustellen, da dies stets zu Streitigkeiten bzgl. der Rechtzeitigkeit des Zugangs führt, weswegen man im Oktober / November der Abrechnungsfrist die Abrechnung zustellen sollte bzw. wenn diese früher fertiggestellt ist, kann diese selbstverständlich auch früher zugestellt werden. Geht eine Abrechnung zu spät zu, so kann der Vermieter keine Nachforderungen geltend machen, § 556 III 2 BGB, der Mieter jedoch etwaige Guthaben weiterhin fordern.
Während des Abrechnungszeitraumes kann ein Vermieter auch eine bereits beim Mieter zugegangene Abrechnung korrigieren, sofern ihm ein Fehler unterlaufen ist.
Einwendungs- und Widerspruchsfrist des Mieters
Nach § 556 III 5 BGB kann der Mieter innerhalb eines Jahres ab Zugang der Abrechnungen Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben.
Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter keine Einwendungen mehr erheben, § 556 III 6 BGB.
D.h. wenn die Abrechnung beispielsweise am 01.11.2023 zugeht, so beginnt die Frist am 02.11.2023 und endet am 01.11.2024.
Ein Widerspruch bedarf keiner bestimmten Form, sollte jedoch schon aus Beweiszwecken schriftlich oder in Textform per E-Mail erfolgen.
Formelle und Materielle Einwendungen gegen die Abrechnung
Bei den Einwendungen, die ein Mieter gegen die Nebenkostenabrechnung erheben kann, unterscheidet man zwischen formellen und materiellen Einwendungen bzw. der formellen und materiellen Wirksamkeit.
Eine Nebenkostenabrechnung ist formell wirksam, wenn sie dem Mieter ermöglicht, die Abrechnung nachzuvollziehen und verstehen zu können, d.h. der Vermieter muss die einzelnen Positionen nachvollziehbar darstellen, den Abrechnungszeitraum und die Abrechnungsfrist einhalten, es muss erkennbar sein, wer Ersteller der Abrechnung ist, der Vermieter selbst oder z.B. eine Hausverwaltung unter Vorlage einer entsprechenden Vollmacht, der Verteilungsschlüssel muss angegeben sein, u.v.m.
Eine Nebenkostenabrechnung ist materiell wirksam, wenn die Umlage der Betriebs-, sowie Warm- und Heizwasserkosten korrekt erfolgt ist, d.h. nur umlagefähige Betriebskosten unter Einhaltung des korrekten Verteilungsschlüssel unter Anrechnung der korrekten Vorauszahlungen umgelegt wurden.
Dabei müssen Mieter die Einwendungen so genau wie möglich und nachvollziehbar geltend machen, sodass es dem Vermieter möglich ist, diese auch prüfen zu können, denn im Falle eines Widerspruchs gegen die Abrechnung ist der Vermieter verpflichtet, den erhobenen Einwendungen nachzugehen und diese zu prüfen und ggf. zu korrigieren.
Gleichzeitig sollten Mieter die Belegeinsicht verlangen, da so die Einwendungen besser begründet werden können. Dabei ist zu beachten, dass sich die Belegeinsicht darauf beschränkt, die Originalbelege beim Vermieter bzw. der Hausverwaltung einzusehen. Ein Anspruch auf Übersendung besteht nicht, viele Vermieter und Hausverwaltungen bieten dies jedoch mittlerweile ebenfalls an, da die Belege meist in digitaler Form aufbewahrt werden.
Die denkbaren Fallgestaltungen bzgl. formeller und / oder materieller Fehler ist sehr vielfältig und auch in der Praxis kommen diverse Arten verschiedener Fehler vor, sodass eine Abrechnung stets durch einen Rechtsanwalt auf Fehler überprüft werden sollte.
Fälligkeit einer Nachforderung trotz Widerspruch gegen die Abrechnung
Wichtig für die Mieter zu wissen ist, dass trotz eines Widerspruchs gegen die Abrechnung grds. eine etwaige Nachzahlung, die der Vermieter geltend macht – sofern keine bestimmte Fälligkeit vereinbart wurde – nach § 271 I BGB mit Zugang der Abrechnung fällig ist.
Ein Widerspruch gegen die Abrechnung hat insoweit keine aufschiebende Wirkung mit der Folge, dass wenn Mieter nicht zahlen, Verzug eintritt und ab diesem Zeitpunkt Mieter Verzugszinsen zu leisten haben und der Vermieter berechtigt ist, auf Kosten der Mieter einen Rechtsanwalt mit der Durchsetzung der Nachforderung zu beauftragen.
Nur bei einer formell fehlerhaften Abrechnung muss der Mieter eine etwaige Nachzahlung nicht leisten, da ihm in einem solchen Fall ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 I BGB zusteht. Bei einer rein materiell fehlerhaften Abrechnung steht dem Mieter kein Zurückbehaltungsrecht zu.
Daher ist Mietern zu empfehlen eine etwaige Zahlung einer Nachforderung „ohne Anerkennung einer Rechtspflicht unter Rückforderungsvorbehalt zu zahlen“. Dies kann im Verwendungszweck der Überweisung oder in einer separaten Nachricht an den Vermieter mitgeteilt werden. So verhindert der Mieter das Entstehen von Verzugszinsen und die Kostentragung der Anwaltskosten des Vermieters.
Sollten Einwendungen des Mieters begründet sein, so hat der Vermieter die Nachzahlung wieder an den Mieter insoweit zu erstatten, wie Einwendungen begründet sind.
Keine Einigung zwischen Mieter und Vermieter
Sollte im Falle eines Widerspruchs keine Einigung zwischen Mieter und Vermieter erzielt werden können, so müssen Vermieter eine etwaige Nachzahlung und Mieter eine etwaige Auszahlung eines Guthabens gerichtlich geltend machen. In dem Verfahren überprüft das Gericht die Einwendungen des Mieters und entscheidet über diese.
Dabei ist zu beachten, dass für Streitigkeiten aus Wohnraummietverhältnissen stets das Amtsgericht ausschließlich zuständig ist, in dessen Bezirk sich die Wohnung bzw. das Gebäude befindet.
Fazit
Wie aufgezeigt, gibt es sowohl für Vermieter, als auch für Mieter zahlreiche Dinge bezüglich der Nebenkostenabrechnung zu beachten, um diese wirksam zu erstellen bzw. wirksam gegen diese vorzugehen.
Daher sollten Überprüfung und Widerspruch einer Nebenkostenabrechnung stets durch einen Rechtsanwalt erfolgen, um hier Fehler zu vermeiden.
Sollten Vermieter über eine Rechtsschutzversicherung mit dem Zusatz „Vermieterrechtsschutz“, oder Mieter über eine Rechtsschutzversicherung mit Schutz bzgl. selbst bewohnter Räume verfügen, so werden die Kosten bezüglich einer Auseinandersetzung bei einer Nebenkostenabrechnung in der Regel von der Rechtsschutzversicherung übernommen.
Daher beraten und vertreten wir Sie gerne in Angelegenheiten rund um die Nebenkostenabrechnung, gleich ob Sie Mieter oder Vermieter sind. Kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Sie